Informativa ai sensi degli artt. 13-14 del Regolamento UE n. 679/2016 (“GDPR”) sul trattamento dei dati personali nell’ambito della segnalazione di illeciti
Titolare del trattamento
Titolare del trattamento relativamente ai dati forniti è: Lux S.r.l. – Via Vella snc, Chieti (e-mail info@luxservizi.net)
Categorie e fonte dei dati oggetto del trattamento
I dati trattati sono esclusivamente quelli eventualmente contenuti nella segnalazione (ad es. nome e cognome del segnalante, del segnalato, etc.). Tra i dati forniti volontariamente dal segnalante potranno essere acquisiti anche alcuni dati personali di contatto (ad es. indirizzo e-mail, telefono, etc.). Il Titolare raccoglie e/o riceve le informazioni direttamente dal soggetto segnalante.Finalità del trattamento e base giuridica
Il trattamento è diretto esclusivamente per la gestione delle segnalazioni ricevute e per effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione di eventuali provvedimenti. Il trattamento dei dati per il perseguimento delle finalità di cui sopra è necessario per adempiere agli obblighi di legge (D.lgs. n. 24/2023). In particolare, il trattamento ha ad oggetto segnalazioni che possono riguardare violazioni di norme, interne ed esterne, dei principi e delle regole di comportamento nel rispetto delle previsioni contenute nel sistema di controllo interno di Lux. Si informa che, tenuto conto delle finalità del trattamento come sopra illustrate, il conferimento dei dati del segnalante è obbligatorio solo nella segnalazione nominativa. Si ricorda che la normativa prevede che il whistleblower debba rendersi riconoscibile al fine di potersi avvalere del regime di tutela accordato dalla legge. Si precisa che, per quanto riguarda il soggetto segnalato o eventuali soggetti coinvolti nella segnalazione, il trattamento dei dati personali contenuti nella segnalazione è lecito anche senza il consenso dell’interessato, in quanto autorizzato da norma di legge al fine di contrastare condotte illecite all’interno di Lux.Modalità di trattamento dei dati
Fatti salvi i principi di necessità, pertinenza e non eccedenza, il trattamento dei dati per le finalità sopra esposte potrà essere effettuato tramite mezzi e strumenti digitali messi a disposizione dei soggetti che agiscono sotto l’autorità del Titolare e allo scopo autorizzati e formati, nel rispetto delle regole di riservatezza e sicurezza previste dalle normative vigenti e nella misura e nei limiti in cui esso è necessario per lo svolgimento delle attività di trattamento. Il Titolare verifica gli strumenti mediante i quali i dati vengono trattati e le misure di sicurezza per essi previste di cui prevede l’aggiornamento costante anche per il tramite dei soggetti autorizzati al trattamento, che non siano raccolti, trattati, archiviati o conservati dati personali di cui non sia necessario il trattamento o le cui finalità siano esaurite e che siano utilizzati per le finalità dei trattamenti effettivamente svolti garantendo l’integrità e l’autenticità dei dati.
Il Titolare garantisce che i dati che, anche a seguito di verifiche, risultino eccedenti o non pertinenti o non indispensabili non saranno utilizzati e che non saranno raccolti dati eccedenti che saranno cancellati in caso di acquisizione accidentale.
Destinatari dei dati
Per il perseguimento delle finalità sopra indicate il Titolare potrà comunicare e far trattare i dati personali dell’interessato ai seguenti soggetti terzi, per l’espletamento delle attività inerenti alla gestione della segnalazione e in adempimento a un obbligo previsto da leggi, regolamenti o altre disposizioni normative nazionali o comunitarie: Funzione Anticorruzione, consulenti esterni (ad es. legali), istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia, in ottemperanza ad obblighi di legge, laddove si ravvisino ipotesi di reato. I dati personali del soggetto segnalante non saranno in alcun modo diffusi o divulgati verso soggetti diversi da quelli sopra individuati.
Trasferimento dei dati verso Paesi terzi
I dati raccolti non saranno oggetto di trasferimento verso Paesi Terzi al di fuori dell’Unione Europea.
Periodo di conservazione
I dati raccolti saranno conservati per un arco temporale non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati, fatte salve ulteriori esigenze di conservazione consequenziali al perseguimento delle finalità o per il tempo correlato alla necessità di adempiere agli obblighi di legge o per lo svolgimento degli eventuali procedimenti scaturenti dalla gestione della segnalazione (disciplinare, penale, contabile) e, per il tempo necessario alla loro definizione e, comunque, per non più di cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza.
Diritti dell’interessato
L’Interessato ha diritto di richiedere al Titolare l’accesso ai suoi dati, la rettifica o la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento, facendo valere questi e gli altri diritti previsti dal GDPR tramite semplice comunicazione al Titolare. Al fine di esercitare i propri diritti, l’interessato potrà indirizzare una propria richiesta rivolgendosi a Lux S.r.l., anche mediante comunicazione da inviarsi all’indirizzo info@luxservizi.net o presso la sede di Lux. L’esercizio dei diritti da parte dell’interessato sarà garantito compatibilmente con le esigenze di riservatezza dell’identità del segnalante. L’interessato, nel caso in cui ritenga che il trattamento dei dati personali effettuato dal Titolare avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR, ha diritto di proporre reclamo anche all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.gpdp.it).